УТВЕРЖДЕН

приказом председателя

Череповецкого городского суда

Вологодской области

от «23» апреля 2024 года № 01-06-62

 

 

Порядок

выдачи находящихся в архиве Череповецкого городского суда Вологодской области судебных дел (иных материалов) для ознакомления 

1.                  Общие положения

1.1.            Порядок выдачи судебных дел и документов из архива Череповецкого городского суда Вологодской области для ознакомления разработан в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года №56. 

2.         Выдача судебных дел и документов для ознакомления

2.1.      Ознакомление с материалами дела лиц, участвующих в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения председателя суда либо его заместителя.

2.2.      Заявление на ознакомление с материалами дела подаётся в приёмную суда.

2.3.      Судебные дела выдаются для ознакомления при предъявлении:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых осуществляется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 года № 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

2.4.      Ознакомление с делами производится в здании Череповецкого городского суда Вологодской области в кабинете № 202 под контролем работника архива, в условиях, исключающих возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

2.5.      Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе и на заявлении.

2.6.      После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда (в отсутствии председателя суда - заместителю председателя).

2.7.      Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 года
№ 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению с разрешения председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда).

Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда), подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела.

В случае предъявления доверенности к делу приобщается ее копия, при предъявлении ордера адвоката к материалам приобщается оригинал ордера.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

3.                  Выдача копий документов из архивных дел

3.1.      Выдача копий документов из архивных дел, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда).

Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда,
и.о. председателя суда).

Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению на основании резолюции председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместителя председателя суда).

3.2.            Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда или иного уполномоченного им лица), секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляются штамп "Копия верна" и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "Копия".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

3.3.      Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются работником архива в срок, предусмотренный Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56.

3.4.      Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

4.                  Выдача копии аудиозаписи судебного заседания

4.1.      Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

На письменном заявлении председатель суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

4.2.      Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш - карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде).

Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

4.3.      Копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок, предусмотренный Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56.

4.4.      Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на ноутбуке, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

4.5.      Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

4.6.      После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.                  Выдача подлинных документов из судебных дел

5.1.      Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (в отсутствии председателя суда - заместитель председателя суда, и.о. председателя суда).

Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

5.2.      Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

5.3.      Срок выдачи подлинных документов не должен превышать пятнадцати календарных дней, со дня поступления соответствующего заявления.

5.4.      Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в порядке, аналогичному порядку выдачи подлинных документов. 

6.                  Выдача дел из архива суда во временное пользование

6.1.      Выдача архивных дел во временное пользование судьям, руководителям структурных подразделений суда в целях реализации их служебных обязанностей производиться при согласии председателя суда (в случае его отсутствия заместителя председателя суда) на основании служебной записки на выдачу единиц хранения.

По письменным требованиям о выдаче архивных дел во временное пользование судебных органов, так же органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании согласия председателя суда (в случае его отсутствия заместителя председателя суда) судебные дела направляются им в трехдневный срок. Выдача архивных дел производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

6.2.      Выдача единиц хранения из архива суда подлежит обязательной фиксации в книге выдачи единиц хранения во временное пользование.

6.3.      Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.

Выдача единиц хранения, находящихся в неудовлетворительном состоянии и не прошедших техническое оформления и описания, может быть ограничена.

6.4.      Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

6.5.      Дела выдаются из архива на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования судьями, руководителями структурных подразделений

шести месяцев - судебным и иным уполномоченным органам

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда (в случае его отсутствия заместителя председателя) на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов. 

7.         Направление исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда

7.1.      В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их направление осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года № 36.